De noodzaak van Teams governance:  5 overwegingen

Dat Microsoft Teams een groot succes is wereldwijd is inmiddels wel duidelijk. Echter, zonder een goed gestructureerde governance-strategie kan de Teams-omgeving snel onoverzichtelijk en inefficiënt worden. Daarmee kan dat succes wel eens snel veranderen in een groot drama. 
Governance binnen Microsoft Teams is cruciaal om de productiviteit te behouden, gegevens te beveiligen en de bedrijfsdoelstellingen te (blijven) ondersteunen. In deze blogpost bespreken we de vijf belangrijkste aspecten die nodig zijn om een goed beheer van de Teams-omgeving te waarborgen.

Een gestandaardiseerde naamgevingsconventie is essentieel om verwarring te voorkomen en de organisatie binnen Teams te behouden. 

Betekenisvolle en consistente namen helpen gebruikers snel de juiste teams te vinden en minimaliseren de kans op het aanmaken van Team duplicaten. 
Teams kunnen bijvoorbeeld worden benoemd op basis van afdeling, project of locatie, aangevuld met een periode, of een specifiek kenmerk. Dit zorgt niet alleen voor duidelijkheid, maar maakt het ook gemakkelijker om rapportages en analyses uit te voeren.

Niet iedereen binnen een organisatie hoeft de mogelijkheid te hebben om nieuwe teams aan te maken. Het beperken van deze rechten tot specifieke rollen of afdelingen kan wildgroei en duplicatie voorkomen. Daarnaast is het belangrijk om strikt toegangsbeheer te implementeren. Dit houdt in dat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben tot bepaalde teams en gegevens. 

Het regelmatig herzien en aanpassen van toegangsrechten is cruciaal om de veiligheid en integriteit van bedrijfsinformatie te waarborgen. Het is uiteraard wel van belang dat elke medewerker op een eenvoudige wijze een teams omgeving kan aanvragen. 

Het gebruik van standaard templates voor het aanmaken van teams bevordert de consistentie en efficiëntie. Templates kunnen vooraf gedefinieerde kanalen, tabs en apps bevatten die aansluiten bij de behoeften van specifieke afdelingen of projecten. 
Templates zorgen ervoor dat de basisstructuur van elk nieuw team uniform is, wat de onboarding van nieuwe gebruikers vergemakkelijkt en de samenwerking verbetert.

Het implementeren van policies en vervaldata helpt bij het beheer en onderhoud van de Teams-omgeving.

• Policies kunnen betrekking hebben op het delen van documenten, het gebruik van bepaalde apps, en de communicatie-etiquette binnen teams. 
• Het instellen van een vervaldatum kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor teams die aan tijdelijke projecten zijn gekoppeld. Dit voorkomt dat verouderde en inactieve teams ruimte en middelen innemen, en zorgt voor een opgeruimde en actuele Teams-omgeving.                   

Het continu monitoren van de Teams-omgeving is essentieel om problemen vroegtijdig te signaleren en op te lossen. 

Rapportages en analyses helpen om inzicht te krijgen in het gebruik, de activiteit en de naleving van policies binnen de Teams omgeving. Door regelmatige audits en controles uit te voeren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun Teams-omgeving optimaal functioneert en voldoet aan de interne en externe voorschriften.

Microsoft biedt beperkte mogelijkheden voor het inrichten van Teams governance. Deze mogelijkheden zijn enorm uit te breiden door het inzetten van een tool zoals bijvoorbeeld Orchestry. 

Met Orchestry kunnen bedrijven een gestructureerde en efficiënte Teams-omgeving opbouwen die voldoet aan hun specifieke behoeften en governance-eisen.