Outlook en agenda autorisatie

Introductie autorisatie

Wanneer Outlook wordt ingezet in een zakelijke omgeving, kan het voor de samenwerking erg prettig zijn om jouw eigen agenda te delen met collega’s. Door inzage in elkaars agenda te geven wordt een hogere mate van transparantie behaald en wordt efficiënt en effectief samenwerken bevorderd. Het kan wenselijk zijn om collega’s ook inzage te geven in e-mail berichten. Dat kan structureel van aard zijn, bijvoorbeeld wanneer een assistent de mailbox van een manager beheert. Echter, mailbox toegang kan ook een tijdelijk karakter hebben, bijvoorbeeld om een collega te vervangen tijdens zijn of haar afwezigheid. Om toegang te geven tot jouw agenda en mailbox binnen Office 365 is het van belang om de autorisatie structuur van Outlook te begrijpen. In dit bericht wordt die structuur uitgelegd en wordt toegelicht op welke manieren je jouw collega’s de juiste toegang kunt verlenen. We gaan er daarbij vanuit dat je toegang hebt tot een Micrsoft Office 365 Exchange online mailbox.

Onderstaande tekst behandelt hoe je vanuit Outlook en Outlook online autorisaties kunt instellen. Naast dat jij als eindgebruiker zelf toegang kunt verlenen tot jouw agenda of mailbox, kan een beheerder via de Office 365 beheer portal autorisaties op een postvak instellen. Deze functionaliteit is met name bedoeld voor gedeelde postvakken, maar werkt ook voor postvakken van eindgebruikers. Via de beheer portal wordt toegang ingesteld op het gehele postvak, met daarin alle e-mail, agenda, contactpersonen en taken.

Autorisatie structuur van Outlook

Om de autorisatiestructuur van Outlook te begrijpen is het nodig om eerst te weten hoe een postvak is opgebouwd en op welke niveaus je machtigingen kunt instellen. Een Outlook postvak bestaat uit mappen met items. Er zijn verschillende soorten items:

E-mail berichten

Agenda items

Taken

Contactpersonen

De verschillende item soorten zijn opgeslagen in mappen. Afhankelijk van het soort Outlook items in de map zijn er dus ook verschillende soorten mappen. In het geval van e-mail zijn dat de standaard mappen, zoals het Postvak in, verzonden items, of de door jou aangemaakte mappen waarin e-mail berichten worden opgeborgen. Bij agenda items is de agenda de map. Je kunt in Outlook meerdere agenda’s voor jezelf aanmaken, bijvoorbeeld een agenda met je afspraken, een agenda met verjaardagen, of een agenda met afspraken voor een specifiek project. Al die agenda’s kun je in de agenda weergave over elkaar heen tonen, maar het zijn wel afzonderlijke agenda mappen. Zelfs bij taken en bij contactpersonen kun je meerdere mappen met items maken, maar in de praktijk komt dat niet vaak voor

Autorisatie op mappen

Wanneer je als eindgebruiker toegang verleent tot gegevens in jouw Outlook postvak, dan stel je dat in op map niveau. Je geeft een collega dus toegang tot één of meerdere mappen in jouw postvak. Waar en hoe je dat instelt is afhankelijk van het soort map, dus van het soort Outlook items waarop je toegang wilt geven. Het verlenen van toegang tot e-mail mappen loopt anders dan het verlenen van toegang tot agenda mappen. Dat heeft ermee te maken dat mappen met e-mail items niet rechtstreeks te benaderen zijn zonder toegang op een hoger liggend niveau.

Om dat te illustreren vergelijken we het Outlook postvak met een huis met kamers en deuren. Iedere Outlook map is te vergelijken met een kamer in het huis. Om toegang tot een map te verkrijgen moet je een sleutel hebben die past op de deur van de kamer.

De kamers waarin agenda items, taken, of contactpersonen aanwezig zijn, hebben een directe buitendeur. Kamers met e-mail berichten erin hebben geen directe buitendeur, maar zijn uitsluitend toegankelijk via een centrale hal. De hal heeft wel een buitendeur. Om in een kamer met e-mail berichten te komen, moet je dus eerst via de buitendeur de hal kunnen betreden en vervolgens de juiste kamerdeur kunnen openen.

In Outlook mail wordt vaak ook gewerkt met submappen. Je hebt bijvoorbeeld een hoofdmap projecten en daarbinnen een submap per project. Onder een project submap kunnen nog weer onderliggende submappen zijn gemaakt. Submappen zijn te vergelijken met afgesloten kasten in de kamer. Om bij de kast te komen moet je eerste de kamer kunnen betreden maar daarna nog een sleutel hebben die op de kast past.

Samenvattend: Je kunt iemand direct toegang geven op een agenda, jouw taken en contactpersonen, maar om iemand toegang te geven tot mappen in jouw mailbox, moet je eerst toegang geven op je mailbox en vervolgens nog apart per map en per submap. Toegang geven tot enkel een submap is niet voldoende omdat de weg naar de submap toe, via de voordeur en de kamerdeur, niet ontsloten is.

Delen of Delegeren

Outlook maakt een onderscheid tussen Delen en Delegeren. Dat heeft vooral betrekking op wat iemand mag doen in jouw mailbox of agenda. Bij delen mag iemand gegevens in je mailbox inzien en afhankelijk van de ingestelde autorisatie ook bewerken of verwijderen. Wanneer een collega een gedelegeerde is, mag hij of zij namens jou optreden. Dat betekent dat de collega jouw agenda afspraken mag accepteren of afwijzen, of namens jou e-mail berichten mag verzenden.

Delen en delegeren zijn verschillende handelingen, die daarom apart worden beschreven voor zowel de agenda als voor e-mail.

Werken met gedeelde agenda's en mailboxen

Outlook is sinds kort aan het testen met een nieuwe versie van outlook. Hierdoor zijn er twee verschillende versies van outlook. In deze blog laten we zien hoe je met de oude maar ook met de nieuwe versie van outlook autorisatie kan instellen.

Oude versie outlook

Jouw agenda delen

Het instellen van autorisaties op jouw agenda kun je het snelste doen door in Outlook met de rechter muisknop te klikken op de agenda waarop je toegang wilt verlenen en te kiezen voor Machtigingen voor delen. Als alternatief kun je in het lint boven de Outlook agenda kiezen voor de knop Agenda delen en vervolgens de agenda selecteren waarop je een collega toegang wilt geven. In Outlook online kun je vanuit de agenda weergave rechtsboven in beeld kiezen voor de actieknop Delen.

Er verschijnt een dialoogvenster waarin je voor medewerkers of voor groepen de toegang kunt instellen. Er zijn verschillende autorisatieniveaus:

Alleen beschikbaarheid: De geselecteerde collega’s of groepen kunnen uitsluitend zien dat er een afspraak staat en of het agenda item in jouw agenda is ingesteld op Beschikbaar, Werkt ergens anders, Voorlopig, Bezet, of Niet Aanwezig.
Titels en locaties: De beschikbaarheid en de titels en de locaties van de gebeurtenissen zijn zichtbaar.
Alle details: De beschikbaarheid, titel, locatie, hoofdtekst en alle eventuele bijlagen van de agenda items wordt getoond.
Bewerken: Voor wat betreft het inzien van gegevens is deze autorisatie gelijk aan ‘Alle details’, maar daar komt nog bovenop dat agenda items ook bewerkt mogen worden.
Gedelegeerde: Collega's met gedelegeerde toegang mogen alle afspraken bewerken en daarnaast nog uitnodigingen voor vergaderingen accepteren of afwijzen.

Een gedeelde agenda openen in Outlook

Om een agenda van een collega te openen in Outlook open je eerst je eigen agenda. Vervolgens klik je in het lint op Agenda toevoegen en kies je de optie Uit adresboek. Selecteer in het dialoogscherm de collega of collega’s van wie je de agenda wilt openen en klik op OK. De agenda wordt link het scherm toegevoegd onder Gedeelde agenda’s waar je het weergeven van de agenda eenvoudig kunt inschakelen en uitschakelen.

Een gedeelde agenda openen in Outlook online

De agenda van een collega openen in Outlook Online gaat het eenvoudigst door de agenda toe te voegen in de navigatie. Klik daarvoor aan de linkerkant van het scherm op de link Agenda toevoegen. In het dialoogscherm dat geopend wordt klik je op de optie Toevoegen vanuit adreslijst. Selecteer de persoon of groep die je wilt toevoegen en kies in welke groep je de agenda wilt toevoegen. Na bevestigen wordt de agenda opgenomen in het navigatievenster.

E-mail delen en andere mailboxen raadplegen

Hierboven is beschreven op welke wijze toegang tot de agenda kan worden ingesteld. Op gelijke wijze zal hieronder beschreven worden hoe je toegang op jouw e-mail kunt geven en hoe je een andere mailbox kunt raadplegen.

Toegang geven tot jouw mail

Zoals eerder beschreven is de toegang tot e-mail geregeld per map in jouw mailbox. Alvorens een collega in een map kan, moet eerst toegang worden gegeven op alle bovenliggende mappen, inclusief de hoofdmap van jouw mailbestand. Toegang op de hoofdmap kun je instellen door met de rechter muisknop te klikken op jouw mailadres in het mappenvenster en dan te kiezen voor Mapmachtigingen.

Er wordt een dialoogvenster getoond waarin je de machtigingen voor de map kunt instellen. Daartoe selecteer je in het bovenste vak van het scherm een naam, of je voegt nieuwe personen of groepen toe. Vervolgens kun je aan de geselecteerde naam een machtigingsniveau toekennen. Afhankelijk van het gekozen machtigingsniveau worden de standaardwaarden voor Lezen, Schrijven, Verwijderen en Overige ingevuld. Indien gewenst kun je daar nog vanaf wijken en op die manier jouw eigen voorkeuren toepassen met het machtigingsniveau als uitgangspunt.

Nadat je de machtiging hebt ingesteld op jouw hoofdmap (dus door rechts te klikken op jouw mailadres), kun je voor onderliggende mappen zoals het Postvak IN de machtiging instellen. Onthoud daarbij dat de collega om bij een submap te komen ook toegang moet hebben op de bovenliggende map en dat je de machtiging op de bovenliggende map ook zelf handmatig moet instellen.

Om de autorisatie op de mappen en submappen in te stellen is de werkwijze een klein beetje afwijkend. Wanneer je namelijk met de rechter muisknop klikt op de (sub)mappen in jouw postvak, dan zie je niet de optie Mapmachtigingen. Kies vanuit het rechter muisknop menu de optie Eigenschappen en kies in het dialoogscherm dat opent voor het tabblad Machtigingen. Als alternatief kun je ook de map selecteren en in het lint Map klikken op de knop Mapmachtigingen.

Incidenteel een standaardmap uit een ander postvak raadplegen in outlook

Wanneer je een ander postvak eenmalig wilt raadplegen, dan kun je dat doen door te klikken op Bestand \ Openen \ Map van andere gebruiker. Vul het mailadres of de gebruikersnaam in van het postvak waaruit je een map wilt openen en selecteer het map type. Je kunt via deze methode uitsluitend de standaard mappen van een postvak openen, zoals postvak in, agenda, contactpersonen en taken. Je kunt niet de door de medewerker zelf aangemaakte mappen en submappen selecteren. De geselecteerde map wordt geopend in Outlook, maar wordt niet in het mappenvenster getoond. Zodra je de geopende map verlaat, bijvoorbeeld door naar een map in jouw eigen mailbox te gaan, moet je de gedeelde map weer opnieuw openen via de hierboven beschreven stappen.

Een ander postvak altijd openen als Outlook start

Als je toegang hebt tot een ander postvak en het andere postvak altijd in het mappenvenster van Outlook wilt tonen, dan kun je in Outlook aangeven dat bij het opstarten meerdere postvakken geopend moeten worden. Volg daarvoor de onderstaande stappen:

Een ander postvak openen in Outlook online

Voor het openen van een ander postvak in Outlook Online ga je naar Mijn account door te klikken op je naam rechts bovenin beeld. Kies vervolgens voor Een ander postvak openen. Vul de naam in van het te openen postvak en klik op Openen. Het postvak wordt geopend in een nieuw tabblad in de webbrowser.

Een map uit een ander postvak toevoegen in Outlook online

Naast dat je een ander postvak kunt openen in een nieuw tabblad, kun je ook mappen uit een ander postvak openen en deze tonen in jouw mappenvenster in Outlook Online. Dat doe je op de volgende manier:

Klik met de rechter muisknop op Mappen in het mappenvenster van Outlook Online Mail
Kies voor Gedeelde map toevoegen
Vul de naam in van het postvak waarvan je de gedeelde mappen wilt toevoegen en klik op Toevoegen
De mappen waarop je toegang hebt in het in het geselecteerde postvak worden getoond onder jouw eigen mappen

Om de gedeelde mappen weer te verwijderen uit jouw navigatie kun je met rechts klikken op de naam van de gedeelde mailbox en kiezen voor Gedeelde map verwijderen

Gedelegeerde toegang instellen

Bij delegatie besteed je het beheer van de agenda en/of e-mail uit aan een collega. Het gaat daarbij vooral om de acties die iemand mag ondernemen, maar dat staat nog los van de leesrechten. Je kunt iemand delegeren voor jouw mail, maar als je de betreffende collega geen leesrechten geeft op jouw mail mappen, kan de collega jouw mail alsnog niet openen. Daarvoor moet je nog steeds de leesrechten per map instellen zoals eerder beschreven.

Delegatie gaat erom wat iemand voor jou en namens jou mag doen in de mappen waarop hij of zij toegang heeft. Volg onderstaande stappen om delegatie in te stellen.

Nieuwe versie outlook

Jouw agenda delen

Het instellen van autorisaties op jouw agenda kun je het snelste doen door in Outlook met de rechter muisknop te klikken op de agenda waarop je toegang wilt verlenen en te kiezen voor Delen en machtigen. Als alternatief kun je in het lint boven de Outlook agenda kiezen voor de knop Agenda delen en vervolgens de agenda selecteren waarop je een collega toegang wilt geven. In Outlook online kun je vanuit de agenda weergave in het lint kiezen voor de actieknop agenda delen.

Er verschijnt een dialoogvenster waarin je voor medewerkers of voor groepen de toegang kunt instellen. Er zijn verschillende autorisatieniveaus:

Kan zien wanneer ik bezet ben: De geselecteerde collega’s of groepen kunnen uitsluitend zien dat er een afspraak staat en of het agenda item in jouw agenda is ingesteld op Beschikbaar, Werkt ergens anders, Voorlopig, Bezet, of Niet Aanwezig.
Kan titels en locaties zien: De beschikbaarheid en de titels en de locaties van de gebeurtenissen zijn zichtbaar.
Kan alles details weergeven: De beschikbaarheid, titel, locatie, hoofdtekst en alle eventuele bijlagen van de agenda items wordt getoond.
Kan bewerken: Voor wat betreft het inzien van gegevens is deze autorisatie gelijk aan ‘Alle details’, maar daar komt nog bovenop dat agenda items ook bewerkt mogen worden.
Gedelegeerde: Collega's met gedelegeerde toegang mogen alle afspraken bewerken en daarnaast nog uitnodigingen voor vergaderingen accepteren of afwijzen.

Een gedeelde agenda openen in Outlook

Om een agenda van een collega te openen in Outlook open je eerst je eigen agenda. Vervolgens klik je in het lint op Agenda toevoegen en kies je de optie Uit adresboek. Selecteer in het dialoogscherm eerst je eigen account en vervolgens kies je de collega of collega’s van wie je de agenda wilt openen en klik op toevoegen. De agenda wordt links in het scherm toegevoegd onder overige agenda’s waar je het weergeven van de agenda eenvoudig kunt inschakelen en uitschakelen.

Een gedeelde agenda openen in Outlook online

E-mail delen en andere mailboxen raadplegen

Toegang geven tot jouw mail

Om de autorisatie op de mappen en submappen in te stellen is de werkwijze hetzelfde als de autorisatie op de hoofdmappen. Dit verschilt in vergelijking met de oude versie van outlook.

Gedelegeerde

Je hoeft in de nieuwe versie van outlook niet meer apart gedelegeerde toegang in te stellen. Het delegeren van de mailbox doe je door middel van delen en machtigen zoals hierboven uitlegt. Let op: de gedelegeerde moet toegang hebben op de bovenliggende mappen. Hieronder zijn afbeeldingen te om de delegatie in te stellen